Hvordan skriver jeg en mail til skolen, der bliver taget alvorligt?

Måden, du skriver på, afgør overraskende meget. Ikke fordi skolen er ude efter dig, men fordi en travl skoleleder læser 60 mails om dagen, og fordi din mail kan ende med at blive læst af en bestyrelse, en tilsynsførende eller en klageinstans.

Opskriften

Emnefelt der siger, hvad det handler om. „Anmodning om skolens antimobbestrategi” slår „Vigtigt”.

Første afsnit: hvad handler det om. To linjer. Hvad er sket, og hvornår.

Andet afsnit: hvad beder du om. Vær helt konkret. Et dokument, et møde, et svar på et spørgsmål, en handlingsplan. Ét til tre punkter, gerne som liste.

Tredje afsnit: hvornår. „Jeg ser frem til jeres svar inden den 12.” En frist er ikke uhøflig. Den er nødvendig, for uden den er der ingen der ved, hvornår tavshed bliver et problem.

Afslutning der holder døren åben. „Jeg vil meget gerne finde en løsning sammen med jer.” Hvis du mener det.

Det, der ødelægger en god sag

• Historikken. Fem afsnit om hvad der skete i 3. klasse. Gem det til et bilag, hvis det bliver nødvendigt.
• Følelser om personer frem for fakta om hændelser. „Læreren er ligeglad” er ikke til at gøre noget ved. „Jeg har skrevet tre gange uden svar, den 3., 9. og 17.” er.
• Cc til hele verden. Skriv til den, der kan gøre noget. Eskalér ét trin ad gangen, og sig det, når du gør.
• Trusler om advokat eller presse tidligt. Det lukker samtalen, og det virker sjældent.

Vær opmærksom på

• Skriv aldrig navne på andre børn, hvis du kan undgå det. Beskriv i stedet hændelsen.
• Sov på det. Skriv mailen, gem den, læs den igen næste morgen. Du kommer til at ændre noget.
• Gem alt i én mappe sorteret efter dato. Hvis sagen en dag skal vurderes af andre, er et rent forløb med datoer det stærkeste, du kan møde op med.